Términos del servicio

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1. IDENTIFICACIÓN

El presente sitio web y los servicios ofrecidos bajo la marca Domésti-K son operados por Dc Tech S.A.S., sociedad comercial legalmente constituida conforme a las leyes de la República de Colombia.

Los presentes Términos y Condiciones regulan la relación contractual entre Domésti-K y cualquier persona natural o jurídica que contrate cualquiera de los servicios ofrecidos a través de nuestro sitio web, canales digitales, WhatsApp, correo electrónico, redes sociales o cualquier otro medio de comunicación autorizado.

La contratación de cualquiera de nuestros servicios constituye aceptación expresa, libre, voluntaria e informada de la totalidad de estos Términos y Condiciones.

2. ACEPTACIÓN

Al contratar cualquiera de nuestros servicios, el cliente declara expresamente que:

• Ha leído íntegramente estos Términos y Condiciones.
• Comprende el alcance de los servicios contratados.
• Entiende las limitaciones del servicio.
• Acepta todas las obligaciones aquí previstas.
• Reconoce que la responsabilidad sobre la información suministrada recae exclusivamente sobre él.

La aceptación podrá realizarse mediante cualquiera de los siguientes actos:

• Pago total o parcial del servicio.
• Aceptación de una cotización.
• Contratación a través de la página web.
• Contratación mediante WhatsApp.
• Contratación mediante correo electrónico.
• Contratación mediante cualquier canal autorizado por Domésti-K.
• Entrega de información o documentos necesarios para iniciar el servicio.
• Utilización de cualquier documento, cálculo, planilla o resultado entregado por Domésti-K.

No será necesaria la firma física del presente documento para que produzca plenos efectos legales.

3. NATURALEZA DEL SERVICIO

Domésti-K presta exclusivamente servicios de asesoría, acompañamiento y gestión administrativa en asuntos laborales y de seguridad social relacionados principalmente con trabajadores del servicio doméstico.

Entre otros, Domésti-K podrá prestar servicios de:

• Asesoría administrativa.
• Gestión documental.
• Gestión operativa.
• Elaboración de cálculos laborales.
• Elaboración y generación de planillas.
• Elaboración de contratos y documentos.
• Elaboración de liquidaciones laborales.
• Gestión administrativa de afiliaciones al Sistema de Seguridad Social Integral.
• Cálculo de nómina, prestaciones y demás conceptos laborales.

En ningún caso Domésti-K:

• Actúa como empleador.
• Actúa como representante legal del cliente.
• Actúa como mandatario, salvo que exista autorización expresa y escrita para un trámite específico.
• Asume obligaciones laborales del cliente.
• Actúa como empresa de servicios temporales.
• Actúa como agencia de empleo.
• Actúa como intermediario laboral.
• Selecciona, contrata, dirige o despide trabajadores.
• Asume obligaciones tributarias, contables o pensionales del cliente.
• Presta representación judicial permanente.
• Garantiza resultados frente a entidades públicas o privadas.

La relación laboral existe única y exclusivamente entre el empleador y el trabajador. Todas las obligaciones laborales, prestacionales, salariales, indemnizatorias y de seguridad social continúan siendo responsabilidad exclusiva del empleador.

La contratación de Domésti-K no transfiere, sustituye, delega ni extingue ninguna de las obligaciones legales del empleador.

4. ALCANCE DEL SERVICIO

Cada servicio contratado comprende únicamente las actividades expresamente ofrecidas por Domésti-K al momento de la contratación, de acuerdo con la descripción publicada en el sitio web, la cotización, la propuesta comercial, el mensaje de confirmación o el comprobante de compra.

Ningún servicio incluirá actividades adicionales que no hayan sido expresamente informadas y aceptadas.

Entre otros, los servicios podrán comprender:

• Elaboración de contratos laborales.
• Cálculo de aportes a seguridad social.
• Generación o elaboración de planillas.
• Liquidaciones laborales.
• Cálculo de prestaciones sociales.
• Asesorías administrativas.
• Gestión administrativa de afiliaciones.
• Acompañamiento administrativo.
• Cálculo de pagos laborales.
• Revisión documental, cuando el servicio lo incluya expresamente.

No se entenderán incluidos servicios adicionales por el simple hecho de existir una relación comercial previa, una mensualidad activa o una comunicación permanente con el cliente.

Cualquier actividad no incluida expresamente será considerada un servicio adicional y estará sujeta al pago de la tarifa vigente.

5. SERVICIOS NO INCLUIDOS

Salvo pacto expreso y escrito en contrario, ninguno de los servicios de Domésti-K incluye:

• Representación judicial.
• Representación administrativa.
• Procesos ante jueces laborales.
• Conciliaciones judiciales o extrajudiciales.
• Defensa ante el Ministerio del Trabajo.
• Defensa ante la UGPP.
• Defensa ante EPS, AFP, ARL o cajas de compensación.
• Procesos disciplinarios laborales.
• Elaboración o presentación de recursos.
• Demandas o contestaciones de demandas.
• Representación en audiencias.
• Asesoría tributaria.
• Asesoría contable.
• Asesoría pensional especializada.
• Asesoría jurídica permanente.
• Auditorías integrales, salvo contratación expresa.
• Investigación de la autenticidad de la información entregada.
• Custodia indefinida de documentos.
• Pago de salarios, prestaciones, aportes, sanciones o indemnizaciones.

Estos servicios, de ser requeridos, deberán contratarse de manera independiente.

6. RESPONSABILIDAD SOBRE LA INFORMACIÓN SUMINISTRADA

Toda la información utilizada por Domésti-K para prestar sus servicios proviene del cliente, del empleador, del trabajador o de las entidades administradoras correspondientes.

El cliente declara y garantiza que toda la información suministrada es:

• Verdadera.
• Completa.
• Actualizada.
• Verificable.
• Exacta.
• Coherente.
• Suministrada dentro de los tiempos solicitados.

Domésti-K no tiene la obligación de verificar la autenticidad, integridad o exactitud material de la información suministrada por el cliente.

Domésti-K podrá presumir que toda la información entregada corresponde a la realidad y prestará el servicio con fundamento en ella.

Toda liquidación, afiliación, planilla, nómina, contrato, cálculo o documento será elaborado exclusivamente con base en la información proporcionada por el cliente.

La responsabilidad por la veracidad, exactitud, integridad y oportunidad de dicha información recae exclusivamente sobre el cliente y, cuando aplique, sobre el empleador.

7. VERACIDAD DE LA INFORMACIÓN

El cliente será el único responsable por cualquier consecuencia derivada de errores, omisiones, inconsistencias o información incorrecta relacionada con:

• Salarios.
• Fechas de ingreso o retiro.
• Nombres y apellidos.
• Documentos de identidad.
• Administradoras de seguridad social.
• Número de días trabajados.
• Jornadas laborales.
• Horas extras.
• Recargos.
• Incapacidades.
• Vacaciones.
• Licencias.
• Suspensiones.
• Ausencias.
• Pagos efectuados previamente.
• Anticipos.
• Descuentos autorizados.
• Bonificaciones salariales o no salariales.
• Auxilio de transporte.
• Novedades de ingreso, retiro o variación salarial.
• Cualquier otra condición relevante para el servicio contratado.

Toda consecuencia económica, laboral, administrativa o judicial derivada de dicha información será asumida exclusivamente por el cliente.

Domésti-K no responderá por sanciones, diferencias, reliquidaciones, intereses, multas, reclamaciones o procesos originados directa o indirectamente en información suministrada de manera incorrecta, incompleta, desactualizada o extemporánea.

8. ACTUALIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN

Es obligación permanente del cliente informar de manera completa y oportuna cualquier modificación relacionada con:

• Salario.
• Número de días laborados.
• Cambio de jornada.
• Horas extras y recargos.
• Incapacidades.
• Licencias.
• Vacaciones.
• Suspensiones.
• Cambio de EPS.
• Cambio de AFP.
• Cambio de ARL.
• Cambio de caja de compensación.
• Ingresos.
• Retiros.
• Accidentes de trabajo.
• Terminaciones laborales.
• Cambios en las condiciones de contratación.
• Cualquier novedad que afecte cálculos, planillas o documentos.

Si el cliente no reporta novedades dentro del plazo informado por Domésti-K, se entenderá que continúan vigentes las condiciones registradas previamente.

Domésti-K no tendrá responsabilidad alguna cuando las novedades sean reportadas de manera extemporánea, incompleta o no sean informadas.

9. OBLIGACIÓN DE REVISIÓN DEL CLIENTE

Todo documento, cálculo, planilla, afiliación, contrato, nómina, liquidación o comunicación elaborada por Domésti-K deberá ser revisada cuidadosamente por el cliente antes de:

• Realizar cualquier pago.
• Firmar documentos.
• Radicar trámites.
• Presentar planillas.
• Entregar documentos al trabajador.
• Utilizar la información para fines laborales o administrativos.
• Continuar con el trámite correspondiente.

La revisión comprende, entre otros:

• Nombre del trabajador.
• Documento de identidad.
• Nombre e identificación del empleador.
• Salario.
• Días trabajados.
• Jornada.
• Horas extras.
• Recargos.
• Novedades.
• Administradoras.
• Ingreso Base de Cotización — IBC.
• Valores liquidados.
• Fechas.
• Prestaciones sociales.
• Descuentos.
• Aportes.
• Motivos de ingreso o retiro.

El cliente reconoce que la revisión final constituye una obligación exclusiva suya y que cuenta con acceso directo a la información real de la relación laboral.

10. ACEPTACIÓN EXPRESA O TÁCITA

Se entenderá que el cliente acepta plenamente cualquier documento, cálculo o resultado elaborado por Domésti-K cuando ocurra cualquiera de las siguientes situaciones:

• Realice el pago de una planilla.
• Firme el documento.
• Remita el documento al trabajador.
• Utilice el documento para cualquier trámite.
• Autorice la continuación del trámite.
• Radique o presente la documentación ante una entidad.
• No presente observaciones dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a su envío.

Una vez exista aceptación expresa o tácita, Domésti-K no responderá por errores, inconsistencias u omisiones que razonablemente pudieron ser detectados por el cliente durante la revisión.

La aceptación no impedirá que el cliente solicite una corrección; sin embargo, esta podrá constituir un servicio adicional sujeto al pago de la tarifa vigente cuando el error no sea atribuible exclusivamente a Domésti-K.

11. PRINCIPIO DE BUENA FE

Las partes actuarán conforme al principio de buena fe previsto en la Constitución Política y en la legislación colombiana.

El cliente se obliga a suministrar información completa, veraz, coherente y oportuna, y a abstenerse de ocultar hechos relevantes para la prestación del servicio.

Domésti-K prestará sus servicios utilizando criterios técnicos, administrativos y legales razonables, de acuerdo con la información recibida y el alcance del servicio contratado.

La obligación asumida por Domésti-K es una obligación de medio y no de resultado. Por lo tanto, Domésti-K no garantiza decisiones favorables, aprobaciones, tiempos de respuesta o resultados específicos frente a entidades públicas, privadas, administradoras o autoridades.

12. AFILIACIONES AL SISTEMA DE SEGURIDAD SOCIAL

Domésti-K realiza exclusivamente la gestión administrativa necesaria para solicitar afiliaciones, traslados, novedades, retiros o actualizaciones ante las entidades que conforman el Sistema de Seguridad Social Integral y demás administradoras correspondientes.

La contratación de este servicio no implica que Domésti-K sustituya al empleador, asuma sus obligaciones legales o adquiera la calidad de aportante, empleador, representante legal o responsable directo de la afiliación.

La aprobación, rechazo, devolución, suspensión, modificación, activación o finalización de una afiliación depende exclusivamente de cada entidad administradora, entre ellas:

• Entidades Promotoras de Salud — EPS.
• Administradoras de Riesgos Laborales — ARL.
• Administradoras de Fondos de Pensiones — AFP.
• Cajas de Compensación Familiar.
• Operadores de información de la PILA.
• Entidades públicas o privadas relacionadas con el trámite.

Domésti-K no garantiza:

• La aprobación de una afiliación.
• La activación inmediata del trabajador.
• La aceptación de documentos por parte de las entidades.
• Los tiempos de respuesta de las administradoras.
• La permanencia del trabajador en una determinada entidad.
• La ausencia de solicitudes adicionales de documentos.
• La inexistencia de inconsistencias en bases de datos externas.
• La corrección inmediata de novedades registradas por terceros.
• La disponibilidad de las plataformas de las entidades.

El cliente deberá verificar el estado final de cada afiliación y reportar inmediatamente cualquier inconsistencia. El envío de una solicitud o formulario no equivale necesariamente a la aprobación o activación efectiva de la afiliación.

Cuando la afiliación requiera documentos, firmas, autorizaciones, validaciones o actuaciones del empleador o del trabajador, los tiempos del servicio permanecerán suspendidos hasta que dichos requisitos sean entregados correctamente.

Domésti-K no será responsable por periodos sin cobertura, mora, rechazo de prestaciones asistenciales o económicas, accidentes, enfermedades, incapacidades, indemnizaciones, pensiones o cualquier otra consecuencia derivada de:

• La contratación del trabajador antes de completar su afiliación.
• El inicio de labores sin confirmación de cobertura.
• Información o documentación incorrecta o incompleta.
• Falta de pago oportuno de los aportes.
• Decisiones adoptadas por las entidades administradoras.
• Novedades no informadas oportunamente por el cliente.

13. INICIO DE LABORES Y VERIFICACIÓN DE COBERTURA

Corresponde exclusivamente al empleador determinar la fecha de inicio de la relación laboral y verificar que el trabajador cuente con las afiliaciones y coberturas exigidas legalmente antes de iniciar sus labores.

El cliente no deberá interpretar la recepción de documentos, la radicación de una solicitud, la asignación de un número de trámite o la confirmación de gestión de Domésti-K como certificación definitiva de cobertura.

Domésti-K no autoriza ni recomienda el inicio de labores sin que el empleador haya verificado la efectividad de las afiliaciones correspondientes, especialmente la afiliación al Sistema General de Riesgos Laborales.

La decisión de permitir que el trabajador inicie labores antes de confirmar las afiliaciones será responsabilidad exclusiva del empleador.

14. PLANILLAS DE SEGURIDAD SOCIAL — PILA

Las planillas de seguridad social serán elaboradas o gestionadas con base en la información vigente y las novedades reportadas por el cliente al momento de su generación.

El cliente deberá informar dentro de los plazos solicitados por Domésti-K:

• Los días efectivamente trabajados.
• El salario y sus modificaciones.
• Las fechas de ingreso y retiro.
• Las incapacidades.
• Las licencias remuneradas o no remuneradas.
• Las vacaciones.
• Las suspensiones.
• Las variaciones permanentes o transitorias de salario.
• Los cambios de administradoras.
• Cualquier novedad que afecte el periodo de cotización.

Si el cliente no reporta novedades dentro del plazo correspondiente, Domésti-K entenderá que continúan vigentes las condiciones del último periodo procesado.

Esta presunción operativa no libera al empleador de su obligación de revisar la planilla antes de efectuar el pago.

El cliente deberá verificar antes del pago:

• El periodo liquidado.
• El tipo de cotizante.
• El número de días.
• El ingreso base de cotización.
• Las administradoras registradas.
• Las novedades de ingreso o retiro.
• Los valores a cargo del empleador y del trabajador.
• La fecha límite de pago.

El pago de la planilla constituirá confirmación de que el cliente revisó y aprobó la información registrada, sin perjuicio de los derechos que no puedan ser limitados conforme a la legislación aplicable.

15. PAGO DE LAS PLANILLAS

Salvo que el servicio contratado indique expresamente lo contrario, Domésti-K no recibe, administra, custodia ni paga los recursos destinados al Sistema de Seguridad Social Integral.

Corresponde exclusivamente al cliente:

• Realizar el pago dentro del plazo legal.
• Verificar que la transacción haya sido aprobada.
• Conservar el comprobante de pago.
• Confirmar que el pago haya sido aplicado correctamente.
• Reportar inmediatamente cualquier rechazo o inconsistencia.

El envío de un enlace, número de planilla, archivo o instrucción de pago no significa que el aporte haya sido efectivamente pagado.

Domésti-K no responderá por intereses de mora, sanciones, falta de cobertura, suspensión de servicios o consecuencias derivadas de pagos:

• No realizados por el cliente.
• Realizados después de la fecha límite.
• Rechazados por la entidad financiera.
• Aplicados incorrectamente por el operador o la entidad.
• Efectuados por un valor diferente al informado.

16. CORRECCIÓN DE PLANILLAS

Las correcciones serán realizadas sin cobro adicional únicamente cuando se compruebe que el error es atribuible de manera directa y exclusiva a Domésti-K y siempre que el cliente haya suministrado información correcta, completa y oportuna.

Se considerará servicio adicional, sujeto al pago de la tarifa vigente, cualquier corrección, ajuste o nueva elaboración que tenga origen en:

• Información incorrecta suministrada por el cliente.
• Información incompleta o inconsistente.
• Cambios informados después de elaborada la planilla.
• Novedades no reportadas dentro del plazo solicitado.
• Errores descubiertos después del pago.
• Modificaciones solicitadas por el cliente.
• Cambios retroactivos en las condiciones laborales.
• Decisiones o requerimientos de las administradoras.
• Correcciones de periodos anteriores.
• Moras, omisiones o inexactitudes históricas.

Cuando una corrección genere intereses, diferencias, sanciones o valores adicionales ante el sistema, estos serán asumidos exclusivamente por el empleador, salvo que una autoridad competente determine algo diferente.

El pago del servicio de corrección corresponde al trabajo administrativo de revisión, cálculo y gestión, y no incluye los valores que deban pagarse a operadores, administradoras, autoridades o terceros.

17. PLANILLAS DE PERIODOS ANTERIORES

La elaboración, corrección o gestión de planillas correspondientes a periodos anteriores constituye un servicio independiente, salvo que se encuentre expresamente incluido en la descripción del servicio contratado.

El cliente reconoce que los pagos extemporáneos pueden generar intereses, sanciones, requerimientos, diferencias o restricciones establecidas por los operadores y entidades correspondientes.

Domésti-K podrá solicitar una auditoría o revisión previa cuando sea necesario reconstruir la información laboral, salarial o de aportes de periodos anteriores.

Domésti-K no garantiza que las entidades acepten modificaciones retroactivas ni que eliminen intereses, sanciones o inconsistencias históricas.

18. CÁLCULOS DE NÓMINA Y SERVICIO “CALCULA TU PAGO”

Los cálculos de salario, auxilio de transporte, descansos, prestaciones, aportes, descuentos y demás conceptos laborales se realizan con base en la información suministrada por el cliente y en el alcance específico del servicio adquirido.

El cliente deberá informar todas las circunstancias que puedan afectar el cálculo, incluyendo:

• Modalidad de contratación.
• Fecha de ingreso.
• Salario acordado.
• Forma y periodicidad del pago.
• Número de días y horas trabajadas.
• Trabajo suplementario.
• Recargos nocturnos, dominicales o festivos.
• Pagos en especie.
• Bonificaciones.
• Incapacidades.
• Licencias.
• Vacaciones.
• Anticipos y descuentos autorizados.

El resultado entregado corresponde a un cálculo elaborado para la situación informada por el cliente. No podrá aplicarse automáticamente a periodos, trabajadores o condiciones diferentes.

El servicio no comprende el pago al trabajador, la firma de comprobantes, la verificación física del tiempo trabajado ni la supervisión de la relación laboral.

19. LIQUIDACIONES LABORALES

Las liquidaciones de salarios, prima de servicios, cesantías, intereses a las cesantías, vacaciones, indemnizaciones y demás conceptos se elaboran exclusivamente con base en los datos y soportes suministrados por el cliente.

Para realizar una liquidación, el cliente deberá informar de manera completa:

• Fecha real de ingreso.
• Fecha efectiva de terminación.
• Salario y variaciones salariales.
• Días y jornada de trabajo.
• Pagos previamente realizados.
• Vacaciones disfrutadas o compensadas.
• Primas pagadas.
• Cesantías consignadas o pagadas.
• Intereses a las cesantías pagados.
• Horas extras y recargos pendientes.
• Incapacidades, licencias y suspensiones.
• Motivo de terminación del contrato.
• Existencia de anticipos o descuentos autorizados.
• Cualquier reclamación pendiente del trabajador.

Domésti-K no determina por sí sola la existencia de una justa causa, la legalidad de una terminación, la autenticidad de documentos, la ocurrencia de hechos controvertidos ni la procedencia definitiva de una indemnización.

Cuando exista controversia sobre las causas de terminación, pagos, fechas, salarios, jornada, subordinación o cualquier otro hecho, Domésti-K podrá recomendar la contratación de asesoría jurídica especializada antes de emitir o utilizar la liquidación.

Si después de entregada la liquidación el cliente informa nuevos datos o modifica la información inicial, será necesario elaborar una reliquidación, la cual podrá generar un cobro adicional.

La entrega de la liquidación no demuestra por sí misma que el trabajador haya recibido el pago. El empleador deberá conservar el comprobante de transferencia, recibo, paz y salvo o soporte correspondiente.

20. RELIQUIDACIONES

Se considera reliquidación cualquier nuevo cálculo requerido por cambios, correcciones o información adicional suministrada después de la elaboración inicial.

Habrá lugar a una reliquidación cuando se reporten:

• Más o menos días trabajados.
• Una fecha de ingreso o retiro diferente.
• Un salario distinto.
• Horas extras o recargos no informados.
• Incapacidades o licencias.
• Vacaciones disfrutadas.
• Pagos previos omitidos.
• Bonificaciones o pagos en especie.
• Un motivo de terminación diferente.
• Documentos o soportes nuevos.

La reliquidación no estará incluida en el servicio inicial cuando resulte de información incorrecta, incompleta, omitida o extemporánea atribuible al cliente.

21. CONTRATOS, CARTAS Y DOCUMENTOS LABORALES

Los contratos, cartas, comprobantes, comunicaciones, formatos y demás documentos elaborados por Domésti-K se preparan con base en la información y finalidad indicadas por el cliente.

El cliente deberá revisar que el documento refleje correctamente las condiciones reales de la relación laboral antes de firmarlo o entregarlo al trabajador.

Domésti-K no será responsable cuando las partes:

• Apliquen condiciones diferentes a las escritas.
• Modifiquen verbalmente el acuerdo.
• Utilicen un documento para una finalidad distinta.
• Alteren el documento después de su entrega.
• Omitan obtener las firmas necesarias.
• Registren fechas o hechos que no correspondan a la realidad.
• Desconozcan derechos mínimos e irrenunciables del trabajador.

Los documentos constituyen herramientas de apoyo administrativo y no reemplazan el cumplimiento material de las obligaciones laborales.

22. SERVICIOS DE ASESORÍA

Las asesorías contratadas se limitan a los temas, hechos y preguntas presentados por el cliente durante el servicio.

La respuesta se fundamentará en la información disponible al momento de la consulta. Cualquier cambio en los hechos, documentos o circunstancias podrá modificar la recomendación.

Salvo contratación expresa, la asesoría no incluye:

• Representación ante autoridades.
• Negociaciones con el trabajador.
• Asistencia a audiencias.
• Elaboración de demandas o recursos.
• Seguimiento indefinido del caso.
• Revisión de documentos no aportados durante la asesoría.
• Consultas posteriores sobre hechos nuevos.

Cuando el asunto requiera representación judicial, análisis probatorio, defensa administrativa o una especialidad no cubierta por Domésti-K, el cliente deberá acudir a un profesional competente.

23. PLANES MENSUALES

Los planes mensuales comprenden exclusivamente las actividades indicadas en la descripción comercial vigente al momento de la contratación.

La mensualidad no implica disponibilidad ilimitada, representación jurídica permanente ni inclusión automática de todos los servicios ofrecidos por Domésti-K.

Salvo indicación expresa, podrán cobrarse de manera independiente:

• Afiliaciones iniciales.
• Auditorías de periodos anteriores.
• Correcciones ocasionadas por información del cliente.
• Planillas retroactivas.
• Reliquidaciones.
• Contratos especiales.
• Liquidaciones por terminación laboral.
• Asesorías jurídicas especializadas.
• Representación ante entidades o autoridades.
• Trámites no incluidos en el plan.

El cliente deberá mantenerse al día en el pago de la mensualidad para solicitar y recibir los servicios incluidos.

Domésti-K podrá suspender la prestación del plan mientras existan saldos vencidos, sin que ello implique la asunción de las obligaciones laborales o de seguridad social que continúan a cargo del empleador.

24. PLAZOS PARA REPORTAR NOVEDADES

El cliente deberá suministrar las novedades y documentos dentro de los plazos informados por Domésti-K a través del sitio web, WhatsApp, correo electrónico, CRM o cualquier canal autorizado.

Las solicitudes recibidas después del plazo podrán:

• Ser procesadas en el siguiente ciclo operativo.
• Generar un cobro adicional por trámite urgente.
• Requerir una corrección o reliquidación.
• No alcanzar a gestionarse antes de la fecha legal de pago.

Domésti-K no será responsable por vencimientos, mora o consecuencias ocasionadas por solicitudes enviadas sin la anticipación necesaria.

25. TIEMPOS DE RESPUESTA Y ENTREGA

Los tiempos informados por Domésti-K corresponden a estimaciones operativas y se cuentan en días u horas hábiles, salvo que se indique expresamente algo diferente.

El plazo comenzará a contar únicamente cuando:

• El pago del servicio haya sido confirmado.
• La información requerida se encuentre completa.
• Los documentos sean legibles y vigentes.
• El cliente haya respondido las preguntas necesarias.

El plazo permanecerá suspendido mientras Domésti-K espere información, documentos, autorizaciones, correcciones o respuestas del cliente, del trabajador o de terceros.

Los tiempos de respuesta de EPS, ARL, AFP, cajas de compensación, operadores PILA, entidades públicas, entidades financieras y demás terceros no dependen de Domésti-K.

26. SERVICIOS URGENTES

Las solicitudes urgentes estarán sujetas a disponibilidad operativa y podrán generar una tarifa adicional.

La aceptación de un servicio urgente no implica garantía de respuesta, aprobación o radicación por parte de las entidades dentro de un plazo determinado.

Domésti-K podrá rechazar solicitudes urgentes cuando no exista tiempo razonable para procesarlas adecuadamente o cuando la información esté incompleta.

27. DOCUMENTACIÓN DEL CLIENTE Y DEL TRABAJADOR

El cliente es responsable de entregar toda la documentación requerida de forma completa, legible, auténtica, coherente y vigente.

Domésti-K podrá suspender o abstenerse de iniciar un trámite cuando los documentos estén:

• Vencidos.
• Ilegibles.
• Incompletos.
• Alterados.
• Inconsistentes.
• Sin las firmas requeridas.
• En un formato no admitido por la entidad correspondiente.

Domésti-K no será responsable por retrasos, rechazos o devoluciones ocasionados por deficiencias documentales.

El cliente declara que cuenta con autorización suficiente para entregar a Domésti-K los datos y documentos del trabajador necesarios para prestar el servicio.

28. CONSERVACIÓN DE SOPORTES

El cliente deberá conservar, durante los términos exigidos por la legislación aplicable, todos los documentos relacionados con la relación laboral.

• Contratos y modificaciones.
• Comprobantes de nómina.
• Comprobantes de transferencias o pagos.
• Planillas de seguridad social.
• Certificados de afiliación.
• Comprobantes de prestaciones sociales.
• Consignaciones de cesantías.
• Liquidaciones.
• Incapacidades y licencias.
• Autorizaciones de descuentos.
• Comunicaciones con el trabajador.

Domésti-K no presta un servicio de archivo o custodia documental indefinida. La conservación de copias por parte de Domésti-K no sustituye la obligación del empleador de conservar sus propios soportes.

29. COMUNICACIONES AUTORIZADAS

Serán considerados canales válidos de comunicación:

• El correo electrónico informado por el cliente.
• El número de WhatsApp registrado.
• Los grupos de WhatsApp creados para la prestación del servicio.
• El CRM o plataforma utilizada por Domésti-K.
• Los formularios del sitio web.
• Cualquier otro canal expresamente autorizado.

El cliente deberá mantener actualizados sus datos de contacto y revisar periódicamente los mensajes recibidos.

Las instrucciones, aprobaciones, confirmaciones y documentos remitidos desde los canales registrados por el cliente podrán ser utilizados como evidencia de las comunicaciones y decisiones relacionadas con el servicio.

El cliente es responsable de la seguridad y control de acceso a sus cuentas, dispositivos, correos electrónicos y números telefónicos.

30. INSTRUCCIONES VERBALES

Para proteger la trazabilidad del servicio, Domésti-K podrá solicitar que las instrucciones comunicadas verbalmente sean confirmadas por escrito a través de un canal autorizado.

Domésti-K podrá abstenerse de ejecutar instrucciones ambiguas, contradictorias, incompletas o que no cuenten con la correspondiente confirmación escrita.

31. SUSPENSIÓN DEL SERVICIO

Domésti-K podrá suspender temporalmente la prestación del servicio cuando:

• Existan pagos vencidos.
• Falte información o documentación necesaria.
• El cliente no atienda solicitudes de validación.
• Se detecten inconsistencias relevantes.
• El cliente solicite actuaciones contrarias a la ley.
• Exista uso abusivo, amenazante o irrespetuoso de los canales.
• La continuidad pueda ocasionar un error o riesgo para las partes.
• Existan fallas de plataformas o entidades externas.

La suspensión de los servicios de Domésti-K no suspende ni traslada las obligaciones legales del empleador.

32. TERMINACIÓN DEL SERVICIO

Domésti-K podrá terminar la relación comercial cuando:

• El cliente incumpla estos Términos y Condiciones.
• Suministre información falsa o presuntamente fraudulenta.
• Solicite actuaciones ilegales o contrarias a derechos laborales.
• Mantenga obligaciones vencidas.
• Utilice los servicios o documentos de manera indebida.
• Agreda, amenace o acose al personal de Domésti-K.
• La continuidad del servicio represente un riesgo jurídico u operativo.

La terminación no extingue las obligaciones de pago previamente causadas ni las responsabilidades del empleador frente al trabajador y las entidades del Sistema de Seguridad Social.

33. PRECIOS, IMPUESTOS Y PAGOS

Los precios aplicables serán los informados al momento de la contratación y podrán estar sujetos a impuestos, retenciones, costos de pasarela u otros conceptos legalmente aplicables.

Domésti-K podrá modificar sus tarifas para futuras contrataciones, renovaciones o periodos, informándolo por los canales correspondientes.

El cliente deberá verificar el valor total antes de realizar el pago. La prestación del servicio comenzará después de que el pago haya sido aprobado, salvo acuerdo escrito diferente.

Los costos que deban pagarse a entidades, operadores, administradoras, fondos, autoridades, notarías o terceros no se entienden incluidos en los honorarios de Domésti-K, salvo que se indique expresamente.

34. CANCELACIONES, RETRACTO, REVERSIÓN Y REEMBOLSOS

Las solicitudes de cancelación, retracto, reversión o reembolso serán analizadas conforme a la naturaleza del servicio, su estado de ejecución, la política de reembolsos de Domésti-K y las normas imperativas de protección al consumidor que resulten aplicables.

Cuando el cliente solicite o autorice que la ejecución del servicio comience de manera inmediata, Domésti-K podrá iniciar la revisión, elaboración, cálculo, gestión o asignación de personal desde la confirmación del pago.

Una vez iniciado o ejecutado total o parcialmente un servicio personalizado, cualquier devolución se evaluará considerando las actividades efectivamente realizadas, los costos incurridos y los derechos legales del consumidor.

No procederá la devolución por el simple hecho de que:

• Una entidad rechace o demore un trámite por causas ajenas a Domésti-K.
• El cliente suministre información incorrecta o incompleta.
• El resultado del cálculo sea diferente a lo esperado por el cliente.
• El cliente cambie posteriormente las condiciones informadas.
• El cliente decida no utilizar un documento ya elaborado.

Esta cláusula no limita los derechos irrenunciables reconocidos al consumidor por la legislación colombiana.

35. OBLIGACIÓN DE MEDIO Y AUSENCIA DE GARANTÍA DE RESULTADO

Las obligaciones asumidas por Domésti-K son obligaciones de medio. Domésti-K se compromete a realizar las gestiones contratadas con diligencia razonable, conforme a la información recibida y al alcance del servicio.

Domésti-K no garantiza resultados específicos frente a trabajadores, administradoras, operadores, entidades financieras, autoridades administrativas o judiciales.

Tampoco garantiza que una autoridad o tercero comparta una interpretación jurídica o administrativa determinada, especialmente cuando existan cambios normativos, vacíos regulatorios o criterios divergentes.

36. EXCLUSIONES DE RESPONSABILIDAD

Dentro de los límites permitidos por la legislación colombiana, Domésti-K no será responsable por daños, diferencias, sanciones, intereses, reclamaciones o costos originados en:

• Información falsa, incorrecta, incompleta o extemporánea.
• Falta de revisión del cliente.
• Incumplimientos laborales propios del empleador.
• Pagos tardíos o no realizados.
• Inicio de labores sin afiliaciones efectivas.
• Uso de documentos para situaciones diferentes.
• Modificaciones realizadas por el cliente o terceros.
• Decisiones de entidades públicas o privadas.
• Fallas o indisponibilidad de plataformas externas.
• Hechos o documentos ocultados a Domésti-K.
• Interpretaciones adoptadas por autoridades competentes.
• Incumplimiento de recomendaciones entregadas al cliente.

Ninguna disposición de estos términos excluirá responsabilidades que no puedan ser legalmente limitadas, ni amparará actuaciones dolosas o gravemente culposas atribuibles directamente a Domésti-K.

37. LIMITACIÓN DE RESPONSABILIDAD

En los casos en que se determine legalmente una responsabilidad directa de Domésti-K, esta se limitará, en la máxima medida permitida por la ley, a los daños directos, ciertos y debidamente demostrados que tengan una relación causal inmediata con el incumplimiento del servicio contratado.

Salvo que una norma imperativa o una autoridad competente disponga algo diferente, la responsabilidad económica de Domésti-K no excederá el valor efectivamente pagado por el cliente por el servicio específico que dio origen a la reclamación.

Domésti-K no responderá por lucro cesante, pérdida de oportunidades, daños indirectos, consecuencias remotas, afectaciones reputacionales o decisiones empresariales adoptadas por el cliente, cuando su exclusión sea jurídicamente procedente.

38. INDEMNIDAD

El cliente se obliga a mantener indemne a Dc Tech S.A.S., Domésti-K, sus representantes, trabajadores, contratistas y colaboradores frente a reclamaciones de terceros que se originen en:

• Información falsa, incorrecta, incompleta o extemporánea.
• Incumplimientos laborales atribuibles al empleador.
• Falta de pago de salarios, prestaciones, aportes o indemnizaciones.
• Uso indebido o alteración de documentos.
• Instrucciones contrarias a la ley impartidas por el cliente.
• Falta de autorización para entregar datos personales.
• Hechos ocultados o no informados a Domésti-K.

Esta obligación comprenderá los costos razonables de defensa y gestión que se generen, siempre que la reclamación no sea consecuencia de una conducta dolosa o gravemente culposa atribuible directamente a Domésti-K.

39. FUERZA MAYOR, CASO FORTUITO Y HECHOS DE TERCEROS

Domésti-K no será responsable por retrasos o incumplimientos ocasionados por hechos imprevisibles, irresistibles o ajenos a su control razonable, incluyendo:

• Fallas de internet, energía o telecomunicaciones.
• Caídas de operadores PILA.
• Indisponibilidad de plataformas de EPS, ARL, AFP o cajas.
• Fallas bancarias o de pasarelas de pago.
• Ciberataques o incidentes tecnológicos externos.
• Actos u omisiones de autoridades.
• Cambios regulatorios extraordinarios.
• Paros, cierres, emergencias o desastres.
• Retrasos de mensajería o proveedores externos.

Los plazos se ampliarán durante el tiempo razonablemente necesario para superar la situación correspondiente.

40. PROTECCIÓN Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

DC Tech S.A.S., como operador de Domésti-K, tratará los datos personales conforme a su Política de Tratamiento de Datos Personales, la autorización otorgada por el titular y la legislación colombiana aplicable.

Los datos podrán ser utilizados para:

• Prestar los servicios contratados.
• Gestionar afiliaciones y trámites.
• Elaborar cálculos, planillas y documentos.
• Validar la identidad de clientes y trabajadores.
• Realizar facturación y gestión de cartera.
• Atender consultas, solicitudes y reclamaciones.
• Conservar soportes contractuales y operativos.
• Cumplir obligaciones legales.
• Enviar comunicaciones relacionadas con el servicio.

Cuando el cliente entregue datos de un trabajador o tercero, declara que cuenta con legitimación o autorización para suministrarlos y que le ha informado sobre las finalidades necesarias del tratamiento.

Los titulares podrán ejercer sus derechos de consulta, actualización, rectificación, supresión y demás derechos aplicables a través de info@domesti-k.com.co.

41. CONFIDENCIALIDAD

Domésti-K adoptará medidas razonables para proteger la información confidencial recibida durante la prestación del servicio.

La información podrá ser compartida con trabajadores, contratistas, proveedores tecnológicos, operadores, administradoras y autoridades cuando sea necesario para ejecutar el servicio, cumplir obligaciones legales o atender requerimientos legítimos.

El cliente deberá mantener la confidencialidad de credenciales, enlaces, documentos internos, metodologías y comunicaciones que no estén destinados a divulgación pública.

42. PROPIEDAD INTELECTUAL

La marca Domésti-K, el sitio web, diseños, textos, metodologías, plantillas, formatos generales, herramientas, calculadoras, bases de datos, contenidos y materiales son propiedad de Dc Tech S. o se utilizan con la autorización correspondiente.

La contratación de un servicio no transfiere al cliente derechos de propiedad intelectual sobre las metodologías, modelos generales o herramientas utilizadas.

El cliente podrá utilizar los documentos personalizados entregados para la relación laboral específica para la cual fueron elaborados.

No está permitido revender, sublicenciar, publicar masivamente, copiar con fines comerciales o explotar los materiales generales de Domésti-K sin autorización previa y escrita.

43. PLATAFORMAS Y SERVICIOS DE TERCEROS

Domésti-K podrá utilizar o facilitar acceso a plataformas, operadores, sistemas, enlaces y servicios administrados por terceros.

Domésti-K no controla las políticas, disponibilidad, funcionamiento, seguridad, decisiones o contenidos de dichas plataformas y no será responsable por fallas atribuibles a sus respectivos operadores.

44. PETICIONES, QUEJAS Y RECLAMACIONES

El cliente deberá presentar cualquier petición, queja o reclamación a través de los canales oficiales de Domésti-K, indicando:

• Nombre e identificación.
• Servicio contratado.
• Descripción clara de los hechos.
• Fecha de ocurrencia.
• Documentos y soportes correspondientes.
• Solicitud concreta.

Domésti-K analizará la reclamación conforme a la información disponible, las condiciones del servicio y la legislación aplicable.

El cliente deberá reportar las inconsistencias tan pronto como las conozca, con el fin de permitir su verificación y eventual corrección.

45. MODIFICACIÓN DE LOS TÉRMINOS, SERVICIOS Y PRECIOS

Domésti-K podrá modificar estos Términos y Condiciones para reflejar cambios legales, operativos, tecnológicos o comerciales.

La versión vigente será publicada en el sitio web.

Los cambios sustanciales que afecten servicios mensuales en curso serán informados por un medio razonable antes de su aplicación, cuando corresponda.

Los precios y características de los servicios podrán modificarse para compras futuras o renovaciones. Las modificaciones no alterarán retroactivamente los servicios ya pagados, salvo acuerdo entre las partes o exigencia legal.

46. NULIDAD O INEFICACIA PARCIAL

Si alguna disposición de estos Términos y Condiciones es declarada nula, ineficaz o inaplicable por una autoridad competente, las demás disposiciones conservarán su validez en la medida permitida por la ley.

La disposición afectada será interpretada o ajustada de la forma que mejor preserve su finalidad legítima sin desconocer los derechos de las partes.

47. NO RENUNCIA

La falta de ejercicio inmediato de un derecho por parte de Domésti-K no constituirá renuncia a dicho derecho ni impedirá su ejercicio posterior.

48. INTEGRIDAD CONTRACTUAL

Estos Términos y Condiciones, junto con la descripción del servicio, la cotización, la orden de compra, la Política de Privacidad, la Política de Reembolsos y las comunicaciones de confirmación, conforman el acuerdo entre Domésti-K y el cliente.

En caso de contradicción, prevalecerán las condiciones particulares expresamente acordadas para el servicio, siempre que consten por escrito y no desconozcan normas imperativas.

49. CUMPLIMIENTO DE LA LEGISLACIÓN COLOMBIANA

Domésti-K presta sus servicios con sujeción a la legislación colombiana aplicable y dentro del alcance administrativo expresamente contratado por el cliente.

Ninguna disposición de estos Términos y Condiciones podrá interpretarse como una autorización para desconocer:

• Los derechos mínimos e irrenunciables de los trabajadores.
• Las obligaciones legales a cargo del empleador.
• Los derechos de los consumidores.
• Las normas sobre protección de datos personales.
• Las decisiones obligatorias de las autoridades competentes.
• Cualquier disposición de obligatorio cumplimiento.

Cuando una instrucción del cliente resulte contraria a la ley, pueda vulnerar derechos laborales o implique suministrar información que no corresponda a la realidad, Domésti-K podrá abstenerse de ejecutarla, suspender el trámite o terminar la prestación del servicio.

La negativa de Domésti-K a ejecutar una instrucción presuntamente ilegal, inexacta, fraudulenta o contraria a los derechos del trabajador no constituirá incumplimiento del servicio.

50. ERRORES DIRECTAMENTE ATRIBUIBLES A DOMÉSTI-K

Cuando se compruebe que un error material fue causado de manera directa y exclusiva por Domésti-K, a pesar de que el cliente hubiera suministrado información completa, correcta y oportuna, Domésti-K realizará, según corresponda:

• La revisión del caso.
• La corrección del documento o cálculo.
• La elaboración nuevamente del entregable afectado.
• La gestión administrativa razonablemente necesaria para solicitar su corrección ante la entidad correspondiente.

Estas medidas serán realizadas sin cobro adicional por el mismo servicio, siempre que el cliente informe la inconsistencia oportunamente y entregue los soportes necesarios para verificarla.

Esta obligación no comprende aportes, salarios, prestaciones, indemnizaciones o sumas que legalmente correspondan al empleador, ni decisiones que dependan de entidades o terceros.

51. DEBER DE MITIGACIÓN DEL CLIENTE

El cliente deberá adoptar medidas razonables para evitar que un error, inconsistencia, retraso o posible perjuicio se agrave.

Cuando identifique una posible inconsistencia, deberá:

• Informarla inmediatamente a Domésti-K.
• Abstenerse de utilizar el documento mientras se revisa.
• No efectuar pagos basados en información cuestionada.
• Entregar los documentos y soportes requeridos.
• Seguir las instrucciones razonables para corregir la situación.

Domésti-K no será responsable por la parte del perjuicio que se hubiera podido evitar mediante una actuación diligente y oportuna del cliente, dentro de los límites permitidos por la ley.

52. AUSENCIA DE EXONERACIÓN POR DOLO O CULPA GRAVE

Ninguna exclusión, limitación o distribución de responsabilidad contenida en estos Términos y Condiciones podrá interpretarse como una exoneración de responsabilidad por conductas dolosas o gravemente culposas que sean demostradas y directamente atribuibles a Domésti-K.

Tampoco se entenderán limitados los derechos que, por disposición legal imperativa, no puedan ser objeto de renuncia, restricción o negociación.

Las cláusulas de limitación de responsabilidad tienen como finalidad distribuir razonablemente los riesgos propios del servicio, especialmente aquellos que dependen de la información del cliente, de sus obligaciones como empleador o de decisiones de entidades externas.

53. SOPORTES Y TRAZABILIDAD DEL SERVICIO

Domésti-K podrá conservar los registros necesarios para acreditar la contratación y ejecución del servicio, incluyendo:

• Formularios diligenciados por el cliente.
• Documentos suministrados.
• Correos electrónicos.
• Mensajes enviados mediante WhatsApp.
• Registros del CRM.
• Cotizaciones y comprobantes de pago.
• Versiones de documentos y cálculos enviados.
• Confirmaciones, aprobaciones y observaciones del cliente.
• Fechas y horas de envío o recepción.

Estos registros podrán utilizarse para verificar la información recibida, las instrucciones impartidas, los servicios ejecutados y las aprobaciones otorgadas por el cliente, respetando la normativa sobre protección de datos personales.

54. PREVENCIÓN DE FRAUDE Y USO ILÍCITO

Domésti-K podrá verificar razonablemente la identidad del cliente, solicitar documentos adicionales y suspender un trámite cuando existan indicios de:

• Suplantación.
• Falsedad documental.
• Alteración de información.
• Simulación de relaciones laborales.
• Afiliaciones sin relación con una actividad real.
• Intentos de evadir obligaciones laborales o de seguridad social.
• Uso del servicio para una finalidad contraria a la ley.

Domésti-K podrá negarse a prestar el servicio y, cuando exista una obligación legal, entregar información a las autoridades competentes.

55. PROTECCIÓN DEL PERSONAL Y USO DE LOS CANALES

El cliente se compromete a utilizar los canales de atención de manera respetuosa y exclusivamente para asuntos relacionados con los servicios contratados.

No se tolerarán amenazas, insultos, acoso, discriminación, hostigamiento ni comunicaciones abusivas dirigidas al personal, asesores, contratistas o colaboradores de Domésti-K.

Ante dichas conductas, Domésti-K podrá:

• Solicitar que las comunicaciones se realicen únicamente por escrito.
• Limitar el contacto a un canal oficial.
• Suspender temporalmente la atención.
• Terminar la relación comercial.
• Adoptar las acciones legales que resulten procedentes.

56. VIGENCIA DE OBLIGACIONES POSTERIORES

La terminación del servicio no afectará la vigencia de las disposiciones que, por su naturaleza, deban continuar produciendo efectos, incluyendo las relacionadas con:

• Pagos pendientes.
• Confidencialidad.
• Protección de datos.
• Propiedad intelectual.
• Conservación de soportes.
• Limitación de responsabilidad.
• Indemnidad.
• Solución de controversias.

57. LEGISLACIÓN APLICABLE

Estos Términos y Condiciones se regirán por las leyes de la República de Colombia, incluyendo las normas civiles, comerciales, laborales, de comercio electrónico, protección de datos y protección al consumidor que resulten aplicables.

58. SOLUCIÓN DE CONTROVERSIAS

Antes de iniciar una actuación judicial, las partes procurarán resolver de buena fe cualquier diferencia mediante comunicación directa.

Lo anterior no limita el derecho del consumidor a acudir ante la Superintendencia de Industria y Comercio, los jueces competentes o cualquier otra autoridad habilitada por la ley.

Cuando legalmente sea procedente pactar el lugar de cumplimiento o competencia territorial, se tendrá como referencia la ciudad de Bogotá D.C., Colombia, sin perjuicio de las normas imperativas de protección al consumidor.

59. DECLARACIÓN DE TRANSPARENCIA

Domésti-K no pretende mediante estos Términos y Condiciones eliminar sus obligaciones legales, sino delimitar razonablemente el servicio contratado y evitar que se le atribuyan hechos, decisiones, errores u obligaciones que no se encuentran bajo su control.

El cliente reconoce que este documento informa de manera clara:

• Qué servicios presta Domésti-K.
• Qué actividades no están incluidas.
• Qué información debe suministrar el cliente.
• Qué obligaciones conserva el empleador.
• Qué situaciones dependen de terceros.
• Cómo se gestionan errores, correcciones y reclamaciones.

60. ACEPTACIÓN FINAL

Al contratar, pagar, solicitar el inicio o utilizar cualquiera de los servicios de Domésti-K, el cliente declara que:

• Tuvo acceso previo a estos Términos y Condiciones.
• Tuvo la oportunidad de leerlos antes de contratar.
• Comprende el alcance y las exclusiones del servicio.
• Reconoce que Domésti-K presta servicios de asesoría y gestión administrativa.
• Reconoce que Domésti-K no sustituye al empleador ni asume sus obligaciones.
• Se compromete a entregar información verdadera, completa y oportuna.
• Se obliga a revisar los documentos y cálculos antes de utilizarlos o pagarlos.
• Comprende que las decisiones y tiempos de las administradoras y autoridades no dependen de Domésti-K.
• Acepta las condiciones económicas del servicio.
• Acepta los mecanismos de comunicación electrónica autorizados.

La aceptación podrá demostrarse mediante comprobantes de pago, registros electrónicos, formularios, mensajes de datos, correos, comunicaciones por WhatsApp, registros del sitio web, registros del CRM o cualquier otro medio legalmente admisible.

61. INFORMACIÓN DE CONTACTO

Las consultas, solicitudes y reclamaciones relacionadas con estos Términos y Condiciones deberán presentarse por los canales oficiales de Domésti-K.

Responsable del servicio: Dc Tech S.A.S.

Marca comercial: Domésti-K

Correo electrónico: info@domesti-k.com.co

WhatsApp: 314 384 8503

Domicilio: Bogotá D.C., Colombia